7 fouten die je moet voorkomen bij de btw-aangifte

Voor woensdag 1 november moeten ruim twee miljoen ondernemers hun btw-aangifte over het derde kwartaal van 2023 hebben ingediend én betaald.

Uit cijfers van de Belastingdienst blijkt dat ruim 140.000 ondernemers hier in het tweede kwartaal te laat mee waren. Dat kan een dubbele boete opleveren: een voor een te late aangifte en een voor een te late betaling.

Ook fouten bij het invullen van de vragen kunnen voor onaangename verrassingen zorgen. Mogelijk moet je een naheffingsaanslag en een betaalverzuimboete betalen.

Business Insider benoemt enkele veel gemaakte fouten van ondernemers, mede op basis van een perstoelichting van de Belastingdienst.

1. Geen btw-aangifte doen, want je hebt geen omzet behaald

In principe moet elke ondernemer aangifte doen voor de omzetbelasting, op twee uitzonderingen na:

• Je levert uitsluitend producten of diensten die zijn vrijgesteld van btw, en werkt bijvoorbeeld in de zorg, kinderopvang of het onderwijs.
• Je hebt een jaaromzet onder de 20.000 euro en valt onder de kleineondernemersregeling (KOR), waaronder later meer.

Ben je btw-plichtig, maar heb je afgelopen kwartaal geen omzet behaald waarover je btw moest heffen, dan moet je tóch aangifte doen, zegt Ferry Hoogerheijde, startersvoorlichter van de Belastingdienst in een perstoelichting. "Het enige wat je dan hoeft te doen is 'nee' aankruisen bij de vraag of je dit tijdvak iets hebt om aan te geven. Daarna kun je de aangifte verzenden."

2. De aangifte of betaling doen na 1 november

Je aangifte voor de omzetbelasting en betaling over het derde kwartaal van dit jaar moeten uiterlijk op 31 oktober om 23.59 uur binnen zijn. Het systeem van de Belastingdienst is onverbiddelijk: ook als je één minuut te laat bent, krijg je hiervoor een rekening gepresenteerd.

Doe je de btw-aangifte en betaling niet of te laat, dan riskeer je een naheffingsaanslag. Deze bestaat uit een schatting van de verschuldigde btw, aangevuld met een boete voor het te laat doen van je btw-aangifte en betaling. "Dit bedrag is vaak hoger dan de btw die je in werkelijkheid moet betalen", aldus Hoogerheijde. "Dat komt omdat wij niet weten hoeveel facturen je hebt verstuurd of ontvangen. En dus ook niet hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen.”

De boete voor een te late overboeking bedraagt 3 procent van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van 50 euro en een maximum van 5.514 euro. Voor de overschrijding van de deadline van de aangifte krijg je een factuur van 68 euro.

Ben je minder dan zeven dagen te laat, dan heb je kans dat de fiscus met de hand over het hart strijkt, mits je de vorige aangifte op tijd en volledig hebt betaald.

3. Bij de btw-aftrek uitgaan van de betaaldatum in plaats van de factuurdatum

Je mag in je aangifte voor de omzetbelasting de btw die je betaalt over zakelijke uitgaven aftrekken van de btw die je zelf bij klanten in rekening brengt: voorbelasting genoemd. Dit moet dan wel gaan om aankopen die direct met je beroep te maken hebben, zoals een nieuwe laptop of bedrijfskleding.

Of je dit in je aangifte over het derde of vierde kwartaal moet verrekenen, hangt af van de factuurdatum en níet de datum waarop je rekening hebt betaald. Hier gaan veel ondernemers de mist mee in. Stel dat je in september een nieuwe laptop voor je bedrijf hebt gekocht en direct een factuur kreeg, maar pas in oktober het bedrag hebt overgemaakt, dan moet je het btw-bedrag van die laptop dus meenemen in de aangifte voor het derde kwartaal, en niet het vierde kwartaal.

Deze systematiek geldt ook voor de btw die je bij klanten in rekening brengt. Een factuur die je op 24 september verstuurt, maar die pas op 3 oktober wordt betaald, moet je verwerken in je aangifte over het derde kwartaal. Je schiet deze btw dus voor.

4. Btw aftrekken over privé-aankopen

Dat je geen btw mag aftrekken over privé-aankopen, zoals een winterjas of een spelcomputer, is logisch. Maar je moet ook opletten bij aankopen voor goederen of diensten die je zowel privé als zakelijk gebruikt. In dat geval mag je alleen de btw naar rato van zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.

Heb je bijvoorbeeld een laptop gekocht die je voor 50 procent privé gebruikt, dan mag je ook slechts de helft van de betaalde btw aftrekken als voorbelasting.

Zo'n correctie is ook nodig voor een auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Is de auto aangemerkt als privébezit en leg je hierin ook zakelijke kilometers af, dan kun je de btw op benzine en onderhoud naar rato van het zakelijk gebruik aftrekken als voorbelasting.

Reken je de auto volledig tot je bedrijfsvermogen, dan mag je de btw over de aanschaf, het onderhoud en het gebruik aftrekken als voorbelasting, voor zover je de auto gebruikt voor omzet die met btw is belast. Maar je moet dan wel een correctie maken voor privéritten. Hier vallen ook de ritjes van je huis naar kantoor en vice versa onder.

Heb je een sluitende rittenadministratie, dan kun je voor de berekening van de correctie gebruik maken van een rekentool van de Belastingdienst. In andere gevallen bedraagt de btw die je moet betalen voor het privégebruik van je auto van de zaak 2,7 procent van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

5. Btw over zakenlunches en -diners aftrekken

Veel ondernemers nemen de bon voor een zakenlunch dankbaar in ontvangst in de veronderstelling dat ze de betaalde btw mogen aftrekken. Helaas. Btw over eten en drinken dat wordt genuttigd in een horecagelegenheid of dat is verzorgd door een cateraar in een speciaal hiervoor ingerichte ruimte mag je niet in mindering brengen op de betaalde btw.

Deze beperking geldt alleen voor drankjes en hapjes. De btw voor een hotelovernachting tijdens een zakenreis mag je wel aftrekken als voorbelasting.

6. Btw volledig aftrekken terwijl een deel van je omzet is vrijgesteld van btw

Sommige ondernemers verzorgen zowel diensten die btw-plichtig zijn als diensten die hiervan zijn vrijgesteld. Denk bijvoorbeeld aan een journalist die artikelen schrijft voor een krant (vrijgesteld van btw), maar ook reclameteksten voor een bedrijf (belast met omzet).

In dat geval mag je niet zomaar alle btw over zakelijke uitgaven aftrekken als voorbelasting, maar moet je kijken op welk deel van de omzet de voorbelasting betrekking heeft. De btw over uitgaven die te maken hebben met producten of diensten die met btw zijn belast, mag je in aftrek brengen als voorbelasting. Maar de btw over kosten die je maakt voor vrijgestelde activiteiten mag je helaas níet verrekenen.

Je kunt ook aankopen doen die je voor beide activiteiten gebruikt, zoals een laptop. De btw hierover verreken je naar rato. Stel dat 40 procent van je omzet is belast met btw, dan mag je ook maar 40 procent van de betaalde btw over die laptop afrekenen als voorbelasting.

7. Btw over oninbare vorderingen niet terugvragen

Uiteraard wil je geen dief zijn van je eigen portemonnee. Het kan soms voorkomen dat een klant een rekening niet of slechts gedeeltelijk betaalt, omdat deze failliet is gegaan. In dat geval heb je onterecht btw terugbetaald aan de fiscus. Je kunt dan de Belastingdienst verzoeken om dat bedrag terug te storten.

Hoe dat moet, kun je lezen op de website van de Belastingdienst.

Weinig omzet? Maak gebruik van de KOR, zodat je van het aangiftecircus af bent

Wil je af van de ballast van de kwartaalaangifte en heb je een relatief lage omzet (dat wil zeggen minder dan 20.000 euro per jaar), kijk dan of je gebruik kunt maken van de zogeheten kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer bij klanten in rekening te brengen en af te dragen aan de Belastingdienst. Keerzijde is wel dat je geen btw meer mag terugvragen over zakelijke uitgaven.

Lees ook: Wel of geen btw-vrijstelling als kleine ondernemer? De fiscus schetst 4 scenario’s om je bij die keuze te helpen

Ondanks al je zorgvuldigheid kan er per ongeluk iets fout gaan met je btw-aangifte of -betaling. Je gebruikt bijvoorbeeld het verkeerde btw-nummer of betalingskenmerk of je doet over één tijdvak meerde keren aangifte. Of je dient met een softwarepakket de aangifte te vroeg in, dus voor 1 oktober. In dat geval zal de Belastingdienst proberen om zo snel mogelijk met jou in contact te komen, om de fout op tijd te herstellen. "Geef daarom altijd een actueel telefoonnummer op bij het doen van de btw-aangifte”, adviseert Hoogerheijde van de Belastingdienst.

Heb je te veel of te weinig btw aangegeven, dan moet je dit corrigeren. Als je 1.000 euro of minder terugkrijgt of moet betalen, kun je dat verrekenen met je eerstvolgende btw-aangifte. In andere gevallen moet je een speciaal formulier van de Belastingdienst invullen, suppletie geheten.

LEES OOK: Te laat met de btw-aangifte? De fiscus deelt 3 tips om een naheffingsaanslag de volgende keer te voorkomen